UI/UX Design of an Incoming and Outgoing Mail Information System using the Design Thinking Method

Nurhayati; Zulfi Karman; Manja Purnasari

doi:10.59934/jaiea.v5i3.2264

Authors

Nurhayati Universitas Dinamika Bangsa
Zulfi Karman Universitas Dinamika Bangsa
Manja Purnasari Universitas Dinamika Bangsa

DOI:

https://doi.org/10.59934/jaiea.v5i3.2264

Keywords:

UI/UX, Design Thinking, Information Systems, Incoming Mail, Outgoing Mail, System Usability Scale

Abstract

Kantor Inspektorat Kota Jambi saat ini mengelola surat masuk dan keluar secara manual menggunakan buku catatan, yang menyebabkan risiko kehilangan dokumen dan inefisiensi dalam pengambilan data. Penelitian ini bertujuan untuk mendesain Antarmuka Pengguna (UI) dan Pengalaman Pengguna (UX) untuk Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar (SIMAK) yang ramah pengguna untuk meminimalkan kendala operasional tersebut. Metode yang digunakan adalah Design Thinking , yang terdiri dari lima tahapan: empati, definisi, ide, prototipe, dan pengujian. Hasil penelitian ini adalah prototipe aplikasi berbasis web yang dirancang menggunakan Figma, yang menampilkan alat manajemen untuk surat masuk, surat keluar, disposisi, dan laporan. Pengujian yang dilakukan menggunakan metode System Usability Scale (SUS) dengan 10 responden menghasilkan skor rata-rata 89,75 . Skor ini menempatkan desain aplikasi dalam kategori " Diterima " dengan peringkat " Baik ", yang menunjukkan bahwa sistem mudah dipahami dan secara efektif memenuhi kebutuhan pengguna.

Downloads

Download data is not yet available.

References

E. W. Lestari, D. Dahlia, and D. P. Alawiyah, “Design of an Information System for Incoming and Outgoing Mail Procedures at PT Jasamarga (Persero) Tbk Jakarta,” BINA Insa. ICT J., vol. 8, no. 2, 2021, doi: 10.51211/biict.v8i2.1600.

T. A. Alharani.YS, S. N. Hasanah, S. I. Pertiwi, and I. Harahap, “ANALYSIS OF THE ROLE OF THE REGIONAL SECRETARIAT IN CORRESPONDENCE MANAGEMENT AT THE MEDAN MAYOR’S OFFICE,” Bisnis-Net J. Econ. and Business, vol. 6, no. 1, 2023, doi: 10.46576/bn.v6i1.3386.

D. Aldian, D. Darmansyah, and J. Jajang, “Design and Development of a Web-Based Document Archiving Application (Case Study: Telukjambe Barat Subdistrict),” Proceedings National Seminar on Innovation and Technology Adoption, vol. 2, no. 1, 2022, doi: 10.35969/inotek.v2i1.214.

R. Amalia and N. Huda, “Information System for Incoming and Outgoing Correspondence at the Labor and Transmigration Office of Musi Banyuasin Regency,” J. MEDIA Inform. BUDIDARMA, vol. 4, no. 2, 2020, doi: 10.30865/mib.v4i2.2033.

K. D. K. A. Wardani, N. P. I. P. Dewi, and N. E. S. Gorda, “Optimizing Employee Performance Through Digital Records Management at the Bali Chamber of Commerce and Industry,” J. Soc. Sci. Technol. Community Serv., vol. 4, no. 2, 2023.

D. A. Titania, L. Kurniawati, and T. Haryanti, “Designing the UI/UX of a Document Archiving Information System Using the User-Centered Design Method,” METIK J., vol. 8, no. 1, 2024, doi: 10.47002/metik.v8i1.686.

F. S. A. Rahmah, “UI/UX Design of a Letter Archiving System Using Figma at the Banyuwangi Education Office,” Gudang J. Multidisciplinary Sciences, vol. 3, no. 9, pp. 12–22, 2025.

N. Aulia, S. Andryana, and A. Gunaryati, “User Experience Design of a Mobile Charity Application Using the Design Thinking Method,” Sisfotenika, vol. 11, no. 1, 2020.

B. H. Dahl and A. Gasparini, “FRILUX-ing,” Nordic Journal of Information Literacy in Higher Education, vol. 11, no. 1, 2019, doi: 10.15845/noril.v11i1.2777.

M. Ceci and P. F. Lanotte, “Closed sequential pattern mining for sitemap generation,” World Wide Web, vol. 24, no. 1, 2021, doi: 10.1007/s11280-020-00839-2.

F. Kurnianto, J. Informatics, F. T. Industry, E. Gustri, and W. Department of Informatics, “Application of the Design Thinking Method in UI/UX Design for the Sekar Kawung Database Application for Field Staff of the Sekar Kawung Social Enterprise,” Automata, vol. 3, no. 2, 2021.

B. Indra Irawan, “Designing the User Interface and User Experience of the CreativePub Website Using the User-Centered Design (UCD) Method,” Automata, 2022.

A. Mustikawan, S. Soedewi, W. Swasty, N. Pahme, and A. Shuib, “Design of Kirihuchi MSME Product Packaging to Improve Marketing,” Vis. J. Online Desain Komun. Vis., vol. 13, no. 2, 2024.